ساماندهی اطلاعات و مطالب ضروری به چه صورت است ؟

پیشرفت در علم کامپیوتر ، علاوه بر یافتن اطلاعات مورد نیاز از پایگاه ها و سایت های اطلاعاتی، امکان جستجو در میان انبوه اطلاعات را با روش ها و ابزارهای بسیار ساده  برای کاربران را فراهم نموده است.برای این منظور چند راهکار ساده را به شما می آموزیم تا بتوانید به راحتی به فایل مورد نظر خود دست یابید :

محل ذخیره اطلاعات 

زمانی که به دنبال یک موضوع خاص می گردید و می خواهید آن را در سیستم خود دانلود یا ذخیره کنید، بهتر این است که ابتدا یک پوشه به نام آن فایل و یا تارخ ذخیره فایل ایجاد نماییند تا در هنگام جستجوی فایل به راحتی بتوانید فایل مورد نطر خود را پیدا کیند.

مثلا اگر قصد ذخیره تصاویر را دارید، یک فایل با نام اگالری عکس ایجتد نمایید و تمامی تصاویر دانبودب خود را در ان قرار دهید. یا اگر قصد دارید چندین مقاله در موضوعات مختلف دانلود کنید، می توانید نام هر فایل را از عنوان مقاله یا کلمه کلیدی مقاله گرفته و ذخیره نمیید.  اگر اطلاعات را از پایگاه اطلاعاتی خاصی گرفتید آن را با نام پایگاه ذخیره کنید. این نام‌گذاری برای محل در مراحل بعد، به هنگام جستجوی مقاله را راحت تر خواهد کرد. اما اگر حجم اطلاعات جمع آوری شما بسیار زیاد باشد در این صورت می توانید اطلاعات خود را بر اساس حروف الفبا مرتب نمایید.

هنگام جمع آوری مقادیر زیادی از اطلاعات، مانند واژه نامه‌های تخصصی یا منابع آنلاین می توانید از حروف الفبا استفاده کنید. این سیستم می تواند هم بصورت حروف الفبایی فارسی و هم الفبای اینگلیسی انجام بگیرد. این سیستم طبقه بندی در مقایسه با سیستم های دیگر برای همه افرادی که دارای سواد خواندن و نوشتن هستند بیشتر قابل درک هستند.
اگر حافظه خوبی دارید سعی کنید تاریخ ذخیره سازی یک فایل را به خاظر بسپارید. زیرا یکسری اتفاقات در یک بازه زمانی مشخصی رخ می دهد. مثلا دانلود سوالات کنکور معمولا یک یا دو ماه مانده به کنکورانجام میگبرد. اگر در جایی مشغول به کار هستید و هر ماه یا هر سال در یک بازه مشخصی فایل های خاصی را ذخیره سازی می کنید، بهتر است از سیستم تاریخ گذاری برای ذخیره داده ها استفاده نمایید.

مثال

مثلا اگر از شما خواسته شود، صورت جلسه 6 ماه قبل را پیدا کنید، اگر بر اساس تاریخ اطلاعات خود را ثبت و ذخیره کرده باشید. خواهید توانست به راحتی به فایل مرود نظر خود در 6 ماه قبل دسترسی پیدا نماییم.
در صورتی که در یک مدرسه یا یک گروه اموزشی مشغول به کار هستید، می توانید برای ذخیره سازی اطلاعات خود از روش دسته بندی اطلاعاتبه صورت موضوعی استفاده کنید. مثلا اطلاعات مربوط به نمرات درس علوم سال 96 دانش آموزان کلاس پنجم را در یک پوشه جمع آوری نمایید. حتی می توانید اولین دسته بندی خود را تحت عنوان پوشه نمرات علوم بگذارید و در داخل آن پوش ها هایی بر اساس سال ایجاد کنید مثل سال 96، سال 95 و … و سپس در داخل هر کدام پوشه هایی با عنوان مقطع تحصیلی را بنویسید بعنوان مثال:

پوشه نمرات علوم / پوشه سال 96/ نمرات کلاس چهارم الف

سازماندهی اطلاعات می تواند بصورت سلسله مراتب نیز انجام گیرد که این روش بسیار راهگشا است. مثل نحوه فهرست بندی یک کتاب یا پایان نامه در قالب فصول اصلی و عناوین اصلی و فرعی هر فصل .

بطور کلی سازماندهی اطلاعات، مسیر پژوهش را هموار می‌سازد. زیرا از این طریق دسترسی به اطلاعات در سریع ترین زمان ممکن اتفاق می‌افتد. البته نرم افزارهایی نیز در این خصوص طراحی شده اند که می توانند در ساماندهی اطلاعات به کاربران کمک نمایند. مثل استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت اطلاعات شخصی نظیر وان توت و یا یکی دیگر از نرم‌افزارهای فارسی زبان در مدیریت و سازماندهی اطلاعات نرم‌افزار پژوهیار است. یکی از قابلیت‌های مهم این نرم‌افزار سازماندهی است. این سازماندهی از طریق دسته‌بندی به صورت پوشه بندی، برچسب زنی، استفاده از ترتیب الفبایی و نمایه سازی امکان جستجو اطلاعات را فراهم می‌سازد.